Varde Cykelklubs forvaltning af persondata

De oplysninger vi i VCK registrerer om vores medlemmer, er det man kan kalde ”sædvanlige medlemsoplysninger” som fx navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, tillidsposter og andre hverv mv.

VCK følger reglerne for ”god databehandlingsskik” i forbindelse med klubbens registreringer af oplysninger om vores medlemmer. Det betyder bl.a. at:

  1. Der skal være et klart og sagligt formål med at indsamle oplysningerne. Almindelig registrering af medlemmernes navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato.
  2. Man må ikke indsamle flere oplysninger end nødvendigt i forhold til formålet.
  3. Herudover skal de registrerede oplysninger, man har, være korrekte og relevante. Irrelevante oplysninger samt udmeldte medlemmers data skal slettes jævnligt.

Hvad fortæller vi vores medlemmer, når vi registrerer oplysninger om dem?

  1. Som udgangspunkt skal det enkelte medlem informeres om, hvad klubbens formål er med at registrere de oplysninger, der bliver indsamlet.
  2. Da klubbens eneste formål med at registrere oplysninger er almindelig medlemshåndtering, behøver vi ikke aktivt at fortælle medlemmet dét.
  3. Hvis der ud over den sædvanlige personkreds i foreningen – bestyrelsen mv. – er andre, der får adgang til de registrerede oplysninger, så er god praksis at gøre medlemmerne opmærksomme på det

Hvad må vi gøre med oplysninger om vores medlemmer?

  1. Oplysningerne må kun anvendes i overensstemmelse med det formål, som de oprindeligt er indsamlet til. Fx til håndtering af database og kontingentopkrævning.
  2. Hvis VCK ønsker at videregive (offentliggøre mv.) oplysninger om et medlem, så skal vi spørge den pågældende om lov.
  3. I mange situationer er det praktisk, at medlemmerne kan modtage mail eller sms fra klubben. Denne service fordrer at det enkelte medlem selv har tilmeldt sig – og dermed givet accept.
  4. Medlemslister og div. oplysninger må gerne lægges på en lukket side, hvor det ved hjælp af fx password eller medlemsskab sikres, at det kun er medlemmerne af foreningen, der har adgang.

Video og billeder på hjemmeside, Facebook og i klubblad (Info brev):

  1. Ved portrætbilleder skal man altid sørge for at have den portrætteredes samtykke, før billedet anvendes.
  2. Ved situationsbilleder – altså billeder, som har til formål at vise en situation eller aktivitet – kan disse frit lægges på hjemmeside m.v., hvis de er harmløse . Men hvis situationen kan krænke en person, der er på billedet, skal man spørge om lov, før billedet anvendes. Fx billeder fra en klubfest, hvor der er blevet ”fanget” et par sjove situationer.
  3. Ved video skal man have tilladelse fra alle der ”optræder” til at bruge materialet officielt i forbindelse med markedsføring.

Markedsføring i klubregi, offentligt og professionelt:

  1. Uanset om det er billeder, video eller situationer, som vi har optaget i klubregi, må det kun bruges officielt, hvis alle der ”optræder”, har givet sit samtykke til brugen i den færdige form.
  2. Videregivelse af oplysninger om medlemmer – fx en medlemsliste – til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for foreningens medlemmer, kan kun gøres med samtykke fra det enkelte medlem.
  3. VCK må heller ikke udsende markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed til medlemmerne, uden at hvert enkelt medlem på forhånd har givet sit samtykke.